2011年度第2回幹事会
2011年10月1日に2011年度第2回幹事会が行われました。
ファイル
議事録
2011年度第二回幹事会議事録
文責：山下智弘(広報)
場所：今市青少年スポーツセンター
日付：2011年10月1日(土)
○議題の括弧内は議論時間、末尾の数字は議案書における議題番号
◆参加者
(幹事等)
幹事長 鵜瀬和秀 副幹事長 宮崎大地
事務局長 石輪健樹 事業部長 田村直登
広報部長 山下智弘 会計 小柳優紀
普及部長 小島優
北東学連 平野弘幸 関東学連 池田純也
北信越学連 石坂翼樹 東海学連 大村拓磨
関西学連 寺田啓介
Web管理 南家弘章
(その他)
矢板地区渉外担当 花木睦子
2011春インカレ実行委員長 西村徳真
◆議事録
◇11:10第一部開始
１、自己紹介(11:10～11:15)<1>
２、インカレ運営中の事故について(11:15～12:30)<4>
要旨
2009年度日光インカレにおける自動車事故の補償に対する日本学連幹事会の決定に対し、今後事故があったときの不安の声や対応を疑問視する声があり、直接当時の実行委員との話し合いがもたれた。それを踏まえ、今後の事故対応について話し合いが行われた。
議論の結果、自動車事故以外も含めた広範の事故について、その拠出する範囲を明確にし、事故等想定外の支出については定められたフォーマットに従い補償請求を行うこととなった。一方、インカレでは一定金額以下ならば実行委員長の裁量で拠出できる金額を設定するなど、請求方法を整理した。
議論
(経緯) 先に当時のインカレ実行委員の方と話をする機会があった。件の事故については約40万円の修理費のうち15万円を日本学連から拠出することで決定している(この年の春インカレの利益は約30万円、前回までの議事録参照)。それでも、運営者側からは「事故に対する補償が少ない、明文化されていないのは不安」などといった声が上がっており、事故時の補てんについて検討したい。(副幹事長宮崎)
●積立保険について
(保険会社のものについてはかつて加入していたが役に立たなかったので解約した。)
日本学連独自で事故に備えて毎年お金を積み立てていくのはどうか？毎年5万円ほど。
○お金の出所は？
ファミテックからの寄付金を利用するのはどうか(議題3も参照)
インカレ会計に組み込むか日本学連会計に組み込むか、口座はどうするか
→インカレ会計に組み込んだ場合
参加費にしわ寄せがくる、赤字時も積み立てるのか、ロング・ミドルの取り扱いの違い、どのように次年度に引き継いでいくのか、等の問題
→日本学連会計に組み込んだ場合
インカレ以外の事故にも対応できるが、現状の会計制度と実質変わらないのではないか。
→口座管理の問題
インカレ会計の場合毎年口座が変わるので継続するには新しい口座が必要だが結局引き継ぎの問題が残る。
そのほかにも積立以上の金額の補てんに関する問題等がおおく、現行会計制度から独立して積み立てる方式は断念。出所は日本学連会計とする。
●補償の対象
インカレ以外にも日本学連関係のイベントすべてを対象にしたらいいのではないか。また交通事故以外にも怪我、渉外問題等広範に適用する。具体的には「インカレおよび日本学連合宿等の日学主催イベント」の運営中の交通事故、怪我および渉外トラブルなど。そして「加盟校のイベント(大会・練習会申請書が出ているもの)」の渉外トラブル。
●インカレ会計について
日本学連会計には拠出する金額によって幹事会や総会といった承認が必要であり明文化されている。しかしインカレ会計にはその規則がない。これではお金を出す基準があいまいなので明文化するべきでないか。
→日本学連の会計規則に準じた基準を設ける。20万円以上ならば総会の承認、5万円以上20万円未満ならば幹事会の承認が必要。ただし5万円未満はインカレ実行委員長の裁量で支出の妥当性を検討できる(日本学連会計は幹事長の承認)。
●申告について
春インカレの件では事故の詳細もわからず、なにより日本学連への報告が遅く議論に影響を与えた。今後は申告のフォーマットとガイドラインの制定を行う。補償は提出期限を守り形式にのっとったものについておこなう。
今後
ガイドライン、フォーマットについては今年度中の制定を目指す。インカレの会計規則は改定の方針で。
３、ファミテックからの寄付金の使途(12:30～12:40)<5>
日光の宿「ファミテック」より、昨年度から利用したオリエンティア一人当たり100円を日本学連に寄付していていただくことになった。おもにインカレの支援ということだがどうするか。
→「２、インカレ運営中の事故について<4>」の事故に対する金額の根拠とする。これは議題２が主にインカレ運営中の事故を想定したもので用途として適切であり、また日本学連会計の口座に振り込んだほうが引き継ぎの煩雑さがなく実行委員の手間にもならないため。
４、京王観光との会合について(12:40～13:00)<8>
要旨
京王観光からはインカレの交通、宿泊手配のほかエントリーシステムや加盟登録システムの構築といった広範な日本学連の仕事のカバーを提案されている。現行の日本旅行との契約にも配慮しつつ、10月にも京王観光の担当者から話を聞く。
報告
京王観光からは年度当初にメールで連絡があり、担当者が東大OLK大会前日イベントに参加するなどした。また会合を行い先方の話を聞いた。それによると先方としては現行のインカレ(おもに春のミドル＆リレー)における交通・宿泊の手配のほか、加盟登録やエントリーを簡略化するシステムの提供、海外遠征の際のパック旅行の提案など、より広範囲のかかわりができるとのことだった。
なお京王観光が学生側に打診を行うのは初めてのことではなく、これまでも学連や加盟校に対し連絡(営業)はあったらしいが大体一回の会合でお流れになってしまっていたらしい。今回は二回目として10月中に再度話し合いを持つことになった。(事務局長石輪)
議論と今後
日本旅行との契約更新を今年済ませてあるので2013年度末までは現行システムのままになりそう。
加盟登録システムの構築程度ならばすこしパソコンに詳しい人ならばできるのではないか。→実際インカレのエントリーはWeb上で行えるようになっている。
もう少し詳しいヒアリングなどを開催して現状と対比してみたりする価値はあると思う。
日本旅行との契約の面もあるので慎重に対処する。
◇13:00第一部終了
(この間昼食・山スペのため中断)
◇15:10第二部開始
５、インカレ実行委員会から加盟員へ展開するアンケート内容の説明と各地区学連代表幹事への取りまとめ依頼(15:10～15:25)<6>
(アンケート用紙を配布)
自由回答については単純に意見を収集するのではなく学校ごとに議論を交わして回答してほしい。締め切りは急だが要項の都合もあるので10月16、17日ころをめどにしたい。(春インカレ実行委員長西村)
→西村がまずはuofj-mlに流す
６、インターハイ後援申請(15:25～15:35)<9>
(後援申請配布)→全会一致で承認
大会についてはよいが文中の「中高生の相互作用」とは何を指すのかよくわからない。
→記述が曖昧なので確認してみる
７、五町田版権について(15:35～16:00)<2>
要旨
東大OLK(以下OLK)が大会開催のため日本学連所有地図「五町田(ごまちだ)」の版権の譲渡を所望。かつて東大所有だったこと、使用実績がないことなどから、無償譲渡することとしたほか今後四年間は日本学連が再取得しないこととした。
議論
OLKでは毎年東大OLK大会の開催ごとに地図をリメイクしている。今回はテレインが遠いため経費がかかることと、参加者が例年ほどは望めないことからできれば版権代は抑えたいという思いがある。調査費、食費自己負担としても予算では大幅な赤字。地図調査は範囲内くまなく綿密に行いたい。無償譲渡してくれないか。(OLK代表三名)
→かつて「御幸田(みゆきだ)」で似た例がありその時は日学がOLKから買い取った時に10万円支払い、OLKが買い戻した時に10万円で売却した。ただしその時とは地図の精度、価値の重きのおき方が違ううえに、現状五町田は全く使用されていない。無償譲渡で問題ないだろう。
OLKとしてはリメイクした地図をまたすぐに日本学連に戻されるのはしっくりこない(同三名)
→次の一年生が卒業するまでは公平性の観点からインカレのテレインとしても使えないこともあり、少なくとも2015年度末までは買い戻さないこと(紳士協定)を決定。
◇16:00第二部終了
この間宿泊オリエンテーションのため中断
◇16:30第三部開始
８、地図会計について(16:30～16:50、17:20~18:30)<3>
(資料配布)
要旨
日本学連資産の有効活用、および波のある山川氏(YMOE社)の仕事スケジュール平滑化のため地図会計制度を樹立し、多くのテレインを開発し新たな資産としようという考え(前回分議事録も参照)。今回シミュレーションを行い、地図会計制度創立を目指すとともに地図作成費用の抑制ができないか検討することにした。
議論
地図作成費用を回収するシナリオにかなり無理がある。
インカレ時に地図代を高く設定するのはどうか。
→500人想定の春インカレでも1枚2000円、二日で一人4000円レベル。春インカレの参加費を下げようという本来の意図にそぐわず現状とほとんど変わらない。
普段の地図代を上げる、初年度だけ高くする、というのはどうか。
→高ければ使う人が減る。カラーコピーが横行するかもしれない。経費を除いて1枚1000円で売ったとしてもすべて回収するには3000枚以上売らねばならず現実的とは言えない。インカレ以外でこの高さは抵抗を感じる。
地図作成費用が高いのでは。
→作成費用の高さは目立つ。内訳が分からないので、直接山川氏に聞いてみるほかないだろう。
今後
地図会計の創立については進める方針。今年度中にスタートできるよう事務局長の仕事として割り当てる。地図作成代金回収には無理があるので山川氏に詳細を聞くとともに削減が可能かどうか検討する。
９、矢板地区の渉外について(16:50～17:20)<7>
(資料配布)
要旨
矢板地区のテレインはすべて里山であり定期的な訪問などの渉外活動によって利用可能となっている。現在このような渉外活動を花木氏(千葉大OG)がほぼ一手に引き受けており引き継ぎを希望している。今後日本学連に渉外部をつくり矢板ほか多くのテレインの渉外活動について引き継ぎ、メンテナンス等を行っていくことにした。
議論
里山である矢板は日本における渉外のモデル地区とも言えるようなところで、継続して地域の方との連絡や訪問、回覧板による周知を行っている。一方渉外問題も多い。現在ほぼ一人で数年にわたり行ってきたこういった渉外活動を次の世代に引き継ぎたい。(千葉大OG花木氏)
→矢板ということで必然的に関東、北東の人間となりそう。日光の渉外引き継ぎ(前回議事録参照)も含めて渉外を専門に扱う部局を設けてもいいのではないか。
他学連にも渉外部局員を設けては？
→渉外についてはすでに部局として設けている地区学連があり当該地区担当者が兼任。
草案
・新たな幹事として渉外部局を設け、部局長の他局員数名を設ける。
・矢板、日光がメインとなるので毎年部局長は関東、北東から選出する。
・矢板についてはまず花木氏とともに訪問するなどして渉外を引き継いでいき、そのあとは自らが渉外を務めるとともに後進への引き継ぎを図っていく。
・地元の方との関係や仕事の複雑さもあり局員としての任期は原則複数年度とする。学生に限らずOB/OGでもよい。
10、理事会報告(18:30～18:35)<10>
インカレロングイベントアドバイザー(東京農工大OB井上氏)を選出した。
11、技術委員会報告(18:35～18:40)<11>
枠配分についての規則を改正し、その規則に従い発表を行った。
12、各部局報告(18:40～19:00、19:30～19:40 途中夕食中断)<12>
部局活動報告を参照のこと
13、地区学連活動報告(19:40～19:50)<13>
地区学連活動報告を参照のこと
14、次回幹事会(19:50)<14>
2012年1月22日(日)ジュニアチャンピオン大会に合わせ、その前日の21日(土)を第一候補とする。場所は未定。
15、被災者へのインカレミドル＆リレー参加費返金について(19:50～20:00)<追加議題>
震災の影響で来られなかったかどうかは自己申告とする。申請、返金方法はuofj-mlで案内し渉外を通して返金。一方のみ参加した場合半額返金。Eカード代は返金なし。期限は10月いっぱいを予定。
◇20:00おわり
以上
