2011年度第3回幹事会
2012年1月21日に2011年度第3回幹事会が行われました。
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議事録
2011年度第三回幹事会議事録
文責：山下智弘(広報)
場所：大学セミナーハウス(東京都八王子市)
日付：2012年1月21日(土)
○議題の括弧内は議論時間、末尾の数字は議案書における議題番号
◆参加者(敬称略)
(幹事等)
幹事長 鵜瀬和秀 副幹事長 宮崎大地
事務局長 石輪健樹 事業部長 田村直登
広報部長 山下智弘 会計 小柳優紀
普及部長 小島優
北東学連 平野弘幸 北信越学連 石坂翼樹
関西学連 寺田啓介
(理事等)
技術委員 西脇正展
(その他)
次期幹事 黒田勇人 次期幹事 林梨花
次期幹事 山本敦史
◆議事録
１、自己紹介(13:30～13:40)<1>
２、日本旅行との契約について(13:40～14:50)<2>
要旨
日本旅行との契約について継続審議した。今後3月に日本旅行の小林氏が総会に出席し加盟員の声を直接聞くこと、来年度中に日本旅行と京王観光両者にインカレにおける宿泊・輸送に関するプレゼンテーションを行っていただく方針を確認した。また京王観光にはより具体的にオリエンテーリング大会(春インカレ等)について知ってもらうよう春インカレの視察をお願いすることにした。また、引き続き宿泊、輸送セットの問題点を議論した。
議論
◇現状報告(担当：石輪)
・京王観光との会合
京王観光との会合を行い、担当者もインカレの様子を見に来た。春インカレマニュアルを渡し見積もりを取ってもらう予定だがまだ先方から返信が来ていない。
・日本旅行との会合
日本旅行の小林氏とも会合を行っている。先方も日本旅行以外の意見、提案を比較すること等については賛成している。日本旅行側としてはオリエンテーリング競技の特殊性からインカレはよくわかっている業者のほうがいいのでは、という意見
・契約について
現在の契約が切れるのが2012年度いっぱい。自動更新のため契約の変更・解除には一年前までの申請が必要だがこれについてはすでに日本旅行側に伝達済み。現在契約書面上の支店と実際にインカレ業務を行っている支店名が異なっているのでいずれにしても契約書の更新は必要
・現在の契約内容
契約内容はインカレでの宿泊・輸送等の手配、インカレでのゼッケン提供等の協賛、海外派遣の宿泊・輸送等の手配、ユニフォーム制作。現状実際に行われているのはインカレ関連項目だけである。
またインカレロングなどバス手配を行っても宿泊が各自(学校など個別に)手配だと手続きが煩雑になる、料金的な理由などにより利用されていない。
・今後
日本旅行、京王観光双方にプレゼンしてもらう予定である(幹事会or総会)。6月の幹事会または11月の総会をめどに設定する。
また日本旅行側(小林氏)は値段設定や宿の品質などについて直接加盟員の声を聞きたいとのことで、3月の総会に出席することを希望している。
◇意見
●日本旅行との今後について
インカレロングは値段が高いため日本旅行を使用しなかった、という話があったがそれはミドルでも同じことなのでは。(宮崎)
→ミドル＆リレーは二日間大会であること、競技がより特殊であることなどの問題から一括して任せたほうがいいだろうという判断。日本旅行自体にオリエンテーリングや日本学連出身者も多く実際不測の事態に臨機応変できるという面がある。(石輪)
事情をよく分かっているのは大きい(田村)
→結局のところよく事情を分かっている日本旅行がいいのでは、
日本旅行の評価が悪いのはそこしか見てないからでは、という大勢
●協賛(契約)について
ゼッケンは日本旅行的にはやりたいのか？(宮崎)
→協賛だからやっている、という程度では。(石輪)
協賛内容はどうなっているのか。
→50万円を上限という契約。
具体的にはゼッケンの提供を受けているほか、インカレプログラムへの広告出稿が通例となっている。
ゼッケンの作成費は一人あたり数百円程度か。
参考：リテラメッド→海外渡航費宿泊費参加費など(20万円程度)(小柳)
なお、2010年度春は広告を出していない(これはおそらく連絡ミス)
●宿泊自由化は？
以前から話し合っているが、バス単品だと拠点が増えて単価が上がる、
また宿泊も多人数、連泊なので安くなっているという点がある。
→実際のところは日本旅行に聞いてみないとわからない。
京王観光にもIC実行委の仕事を見てもらえばいいのではないか(鵜瀬)
これも以前話したことであるが開催地域の大学が宿泊をするのは無駄では。
→まとめて宿を確保している、という点から大学による宿泊有無は問題では。
→開催地域の大学のみに絞るなどすればいいのでは。
ある程度新規加盟員の人数がまとまった時期に宿をとるだろうし
その時点で宿泊の有無を決めれば問題ないと思う。(山下)
→東京などだと対象が多すぎて線引きが難しい。(宮崎)
→輸送の手間が増えてしまう、下手するとアンフェアになる。
こちらも三月に実際行った場合どうなるかを聞いてみたらいいと思う(鵜瀬)
◇結論
①三月の総会に日本旅行の小林氏に来ていただく
直接加盟員の声を聞くことが目的。加盟校渉外は三月総会までに大学内で直接話し合う機会を設けてもらい、そのときに学内で出た意見を持ち込む。あるいは直接言いたいことがある人も総会に参加してもらってもよい、という認識。
②京王観光には春インカレに来て競技の様子を知ってもらうよう提案する
また、これまでは見積もりであり単純に日本旅行との比較ができないので他競技(できれば二日間大会)の実績を聞いてみる。
③来年度、両社のプレゼン
13年度春インカレに間に合うよう来年度6月の幹事会で行うかまたは広く加盟員に知ってもらうよう11月のインカレロングに合わせ行う予定。
３、渉外規約について(14:50～14:58)<3>
要旨
新たに「渉外部」を置くこととし、現在の「テレインと地図の整備に関する規則」内の「渉外整備委員会」を「渉外部」に置き換えたうえで「幹事会および事務機構に関する規則」に新たに渉外部を追加することにした。
議論
議題４で合わせて協議することにした。
規則改正については3月総会で承認を取る予定。
４、渉外部長について(14:58～16:53)<4>
重要！(2012/4/1)
議題において以下の事項は無効としました。
事項：山川氏の地図印刷業務を日本学連事務局が行う
理由：山川氏の地図印刷業務は日本学連との契約により委託されている山川氏
(YMOE社)の業務の一部であるため
原因：日本学連幹事会が契約を把握していなかったため
お詫びして訂正いたします。
要旨
現在花木氏(矢板)や山川氏(日光、椛の湖)が行っている渉外を学生が引き受けることになり、新たな部局「渉外部」を設立し、その組織や仕事の内容を検討した。渉外部長を中心に関東・北東学連から選出した渉外部員の三人で矢板のあいさつ回り等を引き継いでいくことにしたほか、大会ごとの地域渉外を渉外部の仕事とすることにした。
議論
◇草案(鵜瀬)
●渉外委員会
・渉外委員会を作り、「委員長」を置く。
・地区学連単位で支局をつくり各地区から一人を「委員」として選出
(地区学連の中に部局を作るかは任意)
・委員会内に「会計」を置き渉外に係る会計は現在と別立てとする
●仕事内容
・「矢板」渉外
花木氏から引き継ぐ。おもな仕事として、使用団体から連絡を受け使用地域(自治会)に連絡をする、年に一回地域を訪問(あいさつ)する、がある。
・「日光」「椛の湖」渉外
山川氏から引き継ぐ。地域渉外自体は矢板ほど難しくないのでおもに地図の発注管理や利用申請などがおもになる。
・関西学連委託地域渉外
日本学連所有で関西学連に管理委託している地図に関しては現在関西学連の事務局が地図の販売や渉外を行っている。この形態のまま残すかあるいは渉外部を作ってもらうか。
◇意見
部局でなく委員会なのはなぜか
→幹事会に出席して報告することがあまりなくその出席義務の回避と
「幹事会および事務機構に関する規則」の改訂を回避するため(鵜瀬)
→渉外関連は報告することも出てくるだろうし
報告がなくても一幹事として議論に参加すればいいのではないか
→部局とすることに
規約、規則の話が出たが現在ウェブページ上の更新が止まっている
→規約の更新をだれが行うのか定めていない。
Web管理？活動報告書作成担当？広報？
※幹事会後のやり取りで事務局が行うのが妥当では、という意見が出た。
●他部局との仕事割り振りついて
現在使用申請の受付、地図の発送は事務局が行っている。仕事分担をどうするか。
・現在(矢板の場合)
図はPDFファイルを参照のこと
※現在は間に山川氏が入っているが印刷・発送・渉外は事務局が行っていた。
話が複雑になるので今回は山川氏を通さない案を検討した。
地図印刷、発送は契約に基づき山川氏(YMOE社)に委託している。(2012.4.1)
・渉外部がテレイン申請を受け地図の発送なども請け負う案(A案)
図はPDFファイルを参照のこと
・渉外部は渉外を専門に行うとする案(B案)
図はPDFファイルを参照のこと
いずれの案であっても事務局と渉外のどちらかに仕事が寄ってしまう(もう一方はあまり仕事がない)。
→事務局は加盟登録の時期を過ぎればあまり忙しくない(石輪)
→渉外部にJOAとの協議会などの仕事(現在は副幹事長)も振っては(宮崎)
→今回は見送り
→渉外部は渉外を専門とするB案の方向性で検討
地図印刷、発送は契約に基づき山川氏(YMOE社)に委託しているためこの案は無効。「結論」の項を参考のこと(2012.4.1)
●渉外部の仕事詳細について
関西学連地域のテレインのみ日本学連所有の地図でも独自管理を行っている。この方式はどうするか。
→理想的な形態だと思う。のこしたらいいのでは。(宮崎)
→管理方法は現状維持で。
関西学連内で事務局のまま残すか新たに渉外部を設けて仕事を分割するかは関西学連に一任。
地区学連ごとに人を置く必要はあるのか。
→渉外部の課題は引き継ぎ。
地元(おもに矢板)と付き合いを続けるためには最低二年の任期が必要で経験者もある程度いたほうがいい。渉外部長一人＋渉外部員二人でまわり、翌年渉外部員のうち一人を渉外部長に昇格するのがいいのではないか
→これの実現のために関東学連と北東学連から毎年各一名渉外部員を選出する。
渉外部長は原則このどちらかを昇格させ矢板渉外の取り纏め、引き継ぎする。
◇結論
矢板、日光、椛の湖については上記B案に当たる方式で日本学連事務局が使用申請を引き受け地図の印刷、発送を行い、渉外は渉外部長に依頼する。
渉外部長はテレイン地域への渉外を関東学連(日光・矢板)および東海学連(椛の湖)渉外部員に伝達し渉外部員は仕事を行う。
矢板は年に一回地域へのあいさつ回りを行っており、これを渉外部長と関東学連および北東学連の渉外部員の三人で担当する。渉外部長にはこの二地区学連渉外部員のいずれかがなることを原則とし、矢板渉外の引き継ぎも行う。
青山、奥鹿野(関西学連委託地図)についてはこれまで同様地図の発注等をすべて関西学連に委託する。関西学連の渉外部員は関西学連事務局長が兼任するか、あるいは仕事を分割する。これについては関西学連が決定する。
北信越学連は日本学連所有のテレインがないので渉外部員は置かない。
５、技術委員会報告(17:08～17:11)<10>
報告(担当：技術委員・西脇)
・第二回学連合宿を技術合宿の名で11月19・20日に開催
東北大大会と日程がかぶったので名称変更し開催
・今後、2月4日・5日に山リハで学連合宿開催
・1月中にインカレミドルミドルエリート配分数の確定版を公表
・現在インカレミドルシードの選出作業中
・来年度ユニバーセレを4月に実施予定
おそらくWOCセレと共催になるのではないか
６、全日本スプリント学生の部について(17:11～17:50)<7>
要旨
将来的なインカレスプリント開催の布石として現在全日本スプリント大会において学生の部を併設することを主管団体(都道府県協会など)に依頼しているが、大会によって併設が行われない、学生の部出場要件が定まっていない、など不完全な点が多い。今後は形式や出場要件をある程度かためたうえで幹事長が主管団体に依頼していくことにする。
議論
◇現状(おさらい・山川氏のメールより要約)
「インカレスプリント」についてしばらく開催見込みはない。
現在準ずるものとして全日本スプリント大会にその都度学生の部の併設をお願いしているが、今年度(群馬)はなし。
◇意見
全日本スプリント大会に「学生の部」として併設する意義はなにか。
→日本人が世界を相手に戦える分野がおそらくスプリントである。
学生内で順位付けすることでインカレのように競技に力を入れる人を増やす狙い
→今後も主管団体(都道府県協会など)へ「学生の部」併設をお願いしていく方針。
●「学生の部」出場者の選出について
ME出場資格のある人が「学生の部」に出たがるのか。
→2010年度(茨城)ではE権保持者はME・WEに出場し、
それ以外の学生はMEと同一コースのMX・WXに出場した。
表彰はME・WEとしても行ったほか、MEに出場した学生＋MXでも表彰を行い、学生内の順位付けを行った。
出場者を際限なく選出するわけにはいかない。どのような選出方法をとるか。
・学校ごとに人数を決定
・インカレミドル・ロングエリート出場有無で決定
→新人が出場できない
・E権保持者限定にする、出場したければあらかじめE権を獲得しておく
→関西以外では公認Sクラスの大会がほとんどないため地域差が出る。
→出場したければ関西の公認大会まで遠征したらよいのではないか。
→さすがにスプリントのために遠征はしないのでは。
・エリートはE権を持った人のみとし、一般クラス(M20A・M21Aなど)を統一
→学生内で広く競うという観点からなるべく学生クラスはひとつにしたい。
E権を持った人、のみでは少なすぎる。が、E権保持者を基準に学校ごとに枠を与えるなど人数を調整すればいいのではないか。
●「学生の部」開催手続きについて
春インカレの特例措置(リレー競技の混成チームの件)でもそうだったが、こちらから打診すべきことは業務として明文化したほうがよいのではないか。(宮崎)
→幹事長がインカレおよび全日本スプリントの件についてスケジュール管理し
実行委員や全日本スプリント主管団体(都道府県協会など)への依頼をわすれないよう引き継いでいく。
◇結論
全日本スプリントへの「学生の部」併設は幹事長が毎年主管団体に依頼することにする。「学生の部」出場者はJOAスプリントE権保持者を基に、事務局が適正な範囲内で学校ごとなどに枠を割り当てる。エントリーも事務局が行う。
７、活動報告書作成委員長について(17:50～18:00)<5>
要旨
2011年度活動報告書作成委員長の指名を2010年度広報部長の市脇氏より依頼されている。適任となる条件を検討し、まず古里(現会計監査)に打診することとした。
議論
◇提案(担当：2010年度広報部長・市脇)
現在、活動報告書の作成は隔年となっており、偶数年度の広報部長がその年度の原稿を集め、奇数年度は活動報告書作成委員長がその年度の現行集めと発行を行っている。2011年度の活動報告書作成委員長として以下の人が適していると思われる。
・幹事やそれに準ずる役職の経験者
・3～6月に忙しくない（就職活動期間や、新社会人でない）人物
◇意見
意見を要約すると現4年生でそのまま大学院に進学する人がいいと思われるが。
幹事では鵜瀬、宮崎、石輪、山下か。
→古里(会計監査)は？
◇結論
古里(会計監査)にまず打診、無理なら現4回生幹事のだれかとする。
→幹事会後の打診により古里に決定
８、後援申請のメリットについて(18:00～18:44)<6>
要旨
現在日本学連の後援を取ってもメリットがほとんどない。そこで日本学連から大会に参加した賛助会員に応じた支援をするすることで、大会主催者側にメリットを提供すると同時に賛助会員制度の拡充を図ることとした。
議論
◇背景
日本学連後援の大会は、賛助会員への割引を要求するなどしている割に現状メリットが皆無である。そこで後援として主催団体にメリットとなるような支援策を検討した。
◇議論
大会によって教育委員会などの後援を取っている場合もあるがこちらも商品や資金などの提供を受けているわけではない。それとの違いは？
→教育委員会等の後援を取っていると渉外に有利になる。
日本学連の後援を取ってもその点は有利に働かない。
→ではなぜ後援を取る大会があるのか？
→日学との「お付き合い」としてという点が大きいと思う。(田村)
賛助会員割引を依頼するのなら差額相当分＋αを日学が負担すればよいのでは？
→現在賛助会員のフィードバック制度がある(小島)
※フィードバック制度：賛助会員一人につき1000円を地区学連に振り分けている
→フィードバックでは地区学連までしか還元されない。
大学主催大会だとやはり賛助会員値下げ分のデメリットしかないのでは。
→参加した賛助会員に応じた支援を提供すれば賛助会員も増えるのでは。
→賛助会員数に応じた支援策を検討
●賛助会員数に応じた支援策の検討
金額はいくらにするか
・割引差額分+200～300円程度案
・一律設定(500～1000円程度)案
・定額＋賛助会員数に応じた還元案
→大会により参加規模や参加者数が異なる。
たとえば参加費が500円の大会に200円の補助は大きいが3000円の大会ではあまりメリットに感じられない。また一律設定案では参加費500円の大会に対し割引額100円程度は妥当かもしれないが、参加費3000円の大会でも割引100円にして還元を多く得ようとするケースもあるのではないか。
→参加費、参加者ベースで一人当たりの還元額を変動させるのはどうか。
→割引額はもとの参加費に対しての割引幅をこちらで指定する(概ね2~3割)
→賛助会員がいなかった大会ではメリットがない。
定額制度の場合はメリットがあるが、逆に小さい大会ほど有利になってしまう。極論を言えば小規模な練習会レベルのものでも還元を受けることが可能になってしまう。
→後援申請が増えることによって承認の手間が増えることになる。
後援に基準を設けたほうがよいのでは。
→大会当日に賛助会員になった分も還元していいのでは。
そうすれば大会などで賛助会員募集も大々的に行われるのではないか。
●その他の支援策
日学が持っている資材(事務局に保管されているドラムコード、速報ボードなど)を無償で貸し出すのはどうか。
→ドラムコードなどは大学で借りられるのでは。
→備品は山川氏の持ち物の可能性もある。確認してからで。
◇結論
1.) 参加した賛助会員数一人当たり1000円を支給
賛助会員には参加費を元の設定より2～3割値引きすることを条件とする。
当日新たに大会会場で賛助会員になった人がいた場合も支給の対象となる(割引の対象とはしなくてよい)。
※設定額の根拠は加盟校支援となるよう低すぎない程度
賛助会員の大会参加回数によっては日本学連としては赤字となるが資産有効活用、および賛助会員制度の周知、拡充を図るためこの額に設定。
2.) 備品の貸し出し
持ち物が本当に日学のものか確認してから。
3.) 後援する基準の設定(幹事会後の追加事項)
目的が加盟校の支援のため後援の対象も加盟校、準加盟校が主催する大会に限定する。
4.) 決定事項の明文化
以上決定事項の規約化を賛助会員制度を管轄する普及部長が中心となり行う。
９、後援申請<追加議題>
東大OLK大会、早大OC大会、東北大学大会について承認
10、地図会計について(18:44～19:14)<8>
要旨
地図会計制度の件は具体的な検討ができておらず停滞中であり、今回幹事会でも具体的な議論はできなかった。今後幹事会側意見も持ち寄り山川氏と具体的な協議を行うこととしている。
議論
◇現状
地図会計については第一回幹事会議事録を参照。制度設立に向けて動くことは決定済みであるが山川氏と詳しく話を詰める機会もなく具体的な内容の検討は行えていない。
◇意見
山川氏がおらず草案もないので具体的な検討はできない。
メール中(幹事会当日朝幹事に宛てられたもの)の「光明が差し込む」の内容次第では。
メリットとして「インカレの参加費低減」「山川氏の空き時間を有効活用し作成する地図を増やす」などがあるが、山川氏は年中忙しそうである。本当に時間はあるのか。
→日本学連関係の地図作成以外の仕事を減らす。
日光の渉外(議題４・元番号<4>)の仕事含め、日学所有地図の印刷、発注等の仕事を学連幹事が行う方向で話を進める。
議題4参照
地図作成費用が高くないか。
→山川氏は「仕事」として請け負っている以上いたしかたないのでは。
→多く発注する代わりに単価を下げることはできないか。
◇結論
今回出た意見を基に三月の幹事会において山川氏と具体的な協議をすることとする。
→幹事会後、宮崎がメールで山川氏と連絡を取り合うこと、
三月の幹事会で直接話し合いを行うことを決定した。
11、理事会報告(19:14)<9>
なし
12、部局活動報告(19:14～19:29)<11>
会計
郵便貯金口座の振り込み通知が来たので照合を行う。
郵便貯金の口座を定期に変更する。
地図振込先会計を分離する。ほとんど使われていない銀行の口座を活用する予定
事務局
遅れ加盟登録を行った。
日本旅行と会合した(議題2・元番号<2>参照)。
普及部
賛助会員の特典業務(地図やいぶきの発送等)を行った。
インカレミドル＆リレー観戦ガイド制作中。
事業部
春インカレ開会式は京大・京女にお願いした。役職が決定し準備が始まっている。開会式でこの一年を振り返るようなオープニングムービーを流す予定。
後夜祭・講習会受付中。後夜祭は以前のオーソドックスな形式に戻す予定。
講習会運営は鞍部同好会メンバーに依頼した。
広報
いぶき2号を作った。今後第3号を三月上旬に発行予定。
13、地区学連活動報告(19:29～19:32)<12>
北東学連
12/18にミドルセレを行った(京葉大会併設)。同日総会を行った。
東北大日光合宿中事故の対応をした。
今後インカレミドル＆リレー前に総会を行う予定。
北信越学連
12/25にミドルセレを行った。
関東学連
なし
東海学連
12/24～26に東海学連冬合宿を行い、うち25日ミドルセレと総会を行った。
関西学連
10/16に新人戦を行った。
12/18にミドルセレと総会を行った。
14、その他(19:32～19:39)<追加>
◇2010年度インカレロング再競技(日光)の会計報告
利益を地図制作費として山川氏へ。
◇インカレ選手権クラスの枠に関する意見
ミドルのWEAの枠が少なくロングWUEの枠が多く感じる。
15、次回幹事会について(19:39)<13>
インカレリレーの後、宿にて。
終
